Site yönetimi nedir?
Site yönetimi, apartman yönetimleri baz alındığında bir nevi üst yönetimdir. Apartman yönetimlerinden farklı olarak tüm site alanını tek elden yönetir. Yaşadığımız apartman, sitenin bir parçası olur. Apartmanlar birleşerek siteleri oluşturur. Bu konuda devreye site yönetimi kavramı girer.
Site Yönetimleri Nasıl Oluşturmalıdır.
Sitelerin tüm sakinlerinin bir toplanıp genel kurulu oluşturmaları site yönetiminin birinci basamağını oluşturur.
“Kat Mülkiyeti Kanunu” olarak bilinen, site yönetimi ile ilgili iş ve işleyişin nasıl olması gerektiğinin yasal dayanağı niteliğindeki yönetmeliktir. Bu yasaya göre site yönetimi oluşturulur. Denetim kurulu seçilir ve her yıl ocak ayında toplanarak bütçe ibra edilir.
Kat Mülkiyeti Kanununda genel kurulun nasıl toplanacağı ve yönetim planı ile ilgili maddeler bulunmaktadır. Bu kanunda bütün ikamet edenleri ve daire sahiplerini bağlayıcı hükümler yer almaktadır.
“Site yönetimi, resmi olarak yapı, fiili olarak da kullanma izninin alınması ile başlar.” Site yönetimi kurulumu, detaylarına girmeden aşağıdaki sıra ile resmi olarak kurulur.
- Yönetim Planının tapu idaresine şerh ettirilmesi.
- Yönetim-Denetim kurullarının atanması.
- Karar (Yönetim-Denetim-İşletme) defterlerinin noterden açtırılması.
- Vergi numarası alınması.
- Yönetim planında belirtilen yönetim süreçlerinin başlatılması.
1- Site Yönetimi Kurmak İçin Gerekli Evraklar
Site yönetimi kurarken doğru evrakların toplanması, düzenli ve etkili yönetim için kritik önem taşır. Genellikle gereken belgeler arasında site yönetim planı, yönetim sözleşmesi, sakinlerin kimlik belgeleri, site tapusu, vergi numaraları ve yönetim planının onaylandığı ilgili yerel makamın yazısı yer alır. Bu evraklar, yasal gereklilikleri karşılamak ve sakinlerin haklarını korumak için vazgeçilmezdir. Profesyonel bir hukuki danışmanın rehberliğinde doğru evrakları toplamak, başarılı bir site yönetimi için önemlidir.
2- Site Yönetimi İçin Genel Kurul Çağrısı
İlgili kanunda kat malikleri kurulu olarak isimlendirilen genel kurulun, her yılın başında toplanması gerektiği belirtilmektedir. Ancak sitenin tatil bölgelerinde veya yayla bölgelerinde olması ve kullanıcılarının ancak yaz aylarında çoğunluğu sağlayıcı şekilde ikamet ediyor. Bunun gibi durumlarda genel kurul toplantısı yaz aylarından birinde yapılabilir.
Bu tip yerleşkelerde ve ilk kurulan yerleşim birimlerinde site yönetimi nasıl oluşturulur? Bu yerleşkelerde yönetim kurulurken iyi araştırılmalı ve tüm işlemler ilgili kanuna göre yürütülmelidir.
Birden fazla blok ve daha fazla bloklardan oluşan sitelerde site yönetimi kat maliklerini iki yılda bir toplantıya çağırabilir. Buradaki fayda olabildiğince çok kişinin katılımını sağlamak ve kararları çoğunluğun katıldığı bir kurulda onaylanmalıdır.
İlk genel kurulda tüm daire sahiplerinin en az yarısından bir fazlasının katılımı gereklidir. Çünkü bu katılım sağlanırsa yarıdan fazla kat malikinin oyu karar almak için yeterli olmaktadır. Bu çoğunluk sağlanamazsa denetçi 15 gün içinde ikinci kurulun toplanacağını duyurmalıdır. İkinci kurulda yeter sayı aranmaz ve katılanların çoğunluğu ile karar alınabilir. (İkinci kurulda yeter sayı için Kat Mülkiyeti Kanununda ayrıca konulmuş olan hükümler saklıdır.)
Site yönetimi tek kişinin veya bir yönetim kurulunun seçilmesiyle oluşturulur. Site yöneticisinin ve site yönetim kurulundaki kişilerin isimleri herkesin görebileceği yerlere asılmalıdır. Aksi takdirde cezası vardır.
3- Site Yöneticisi Seçimi
Bir apartman ya da çok daha fazla bloklardan oluşan sitelerin mutlaka bir site yöneticisine ihtiyaçları vardır. Yapılan Site Yönetimi Seçimi sonrası yönetici günlük yapılacak işlerin üstüne, haftalık, aylık ve yıllık tüm işlerin yapılması, Peyzaj, boya, bakım, havuz bakımı ve tamirat gibi fiziksel ihtiyaçların karşılanabilmesi tek başına bir sorumluluk gerektirir. Profesyonel Site yönetiminin oluşturulmasıyla birlikte işe koyulan site yöneticisi bir önceki yönetimden bütçeyi devralarak, sitedeki eksiklikleri tespit eder.
Sitedeki binaların girişteki uygun yerlerine duyuru panosu yapar ve site ile ilgili her türlü duyuruyu buradan yapar. SMS ya da mobil uygulamalar ile duyurular, kat maliklerine iletilir. Site yöneticisinde site sakinlerine huzur veren bir vizyon ve background olmalıdır. Sitede yeni bir yatırım kararı veya iş yok ise, rutin işleri en iyi şekilde devam etmek için elinden geleni yapmalı, aksaklıkların hızlı bir şekilde çözüme kavuşturulmalıdır.
Sitelerde yaşayanların sadece yetişkinlerden ibaret olmadığını düşünerek çocukların da yaşam alanlarının düzenlenmesi gerekmektedir. Çocukların gelişimlerinde ve eğitimlerinde önemli bir yeri olan oyunlarını tehlikelerden uzak, arkadaşları ile birlikte vakit geçirebilecekleri yerler haline getirmek her site yöneticisinin öncelikli görevlerinden biri olmalıdır.
Site Yönetimi Kaç Kişiden Oluşur
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 34’üncü maddesine göre bir apartmanın ya da sitenin yönetimi ancak iki şekilde yapılabilir: Madde 34 – Kat malikleri, ana gayrimenkulün yönetimini kendi aralarından veya dışardan seçecekleri bir kimseye veya üç kişilik bir kurula verebilirler; bu kimseye (Yönetici), kurula da (Yönetim kurulu) denir. Anagayrimenkulün sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü varsa, yönetici atanması mecburidir.
Site Yönetim Planı
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun (KMK) 28. maddesine göre yönetim planı apartman ve sitenin yönetim tarzını belirleyen, yönetici ve denetçilerin alacakları ücretleri tespit eden, yönetimle ilgili bütün konuları barındıran ve tüm kat maliklerini ilgilendiren bir sözleşmedir.
Apartmanlar ve siteler gibi ortak yaşam alanlarında düzeni sağlamak ve adil bir ortam oluşturmak için kat malikleri apartman, site yöneticisi sorumluluğunda uygulanması için ortak kararlar alırlar. Çok katlı binalarda yaşayan insanların ortak karara varması gereken bazı konular vardır. Bunların başında sitenin yönetim tarzı, ortak eşyaların kullanılması ve sakinlerin uyması gereken kurallar yer alır. Ancak çoğu zaman bu kararların sağlıklı olarak genel kurul toplantılarında alınması mümkün değildir. Bu konuların işleyişini ve ortak kuralları barındıran, hukuk ortamında geçerli sözleşmeye yönetim planı denir.
Site / Apartman Yönetim Planı Maddeleri Nasıl Değişir?
Yönetim planının tamamının veya bazı maddelerinin değiştirilmesi her zaman için mümkündür. Ancak bu yönetim planının değiştirilmesi için kat maliklerinin 4/5’inin oyu aranmaktadır. Yönetim planı ve bunda yapılan değişiklikler, bütün kat malikleriyle onların külli ve cüzi haleflerini ve yönetici ve denetçileri bağlar.
Apartman ve Sitelerde Yönetim Planı Nasıl Belirlenir?
Hukuk çerçevesinde bir binanın yönetim şeklini belirleyen belgeye yönetim planı denir. Yönetim planı oluşturmak için Tapu ve Kadastro Müdürlüğüne bağlı tapu müdürlüklerine bu belgenin şerh edilmesi gerekir. Tapuya tescil edilen bu metin ile siteye veya rezidansa özel bir yönetim planı oluşturulmuş olur Yönetim planından faydalanarak kat malikleri kurulları genel kurul sorumluluğunda uygulanmak üzere, kararların ortak ve demokratik bir şekilde verilmesini sağlar. Alınan bu kural ve kuralların takibi de denetçi veya denetim kurulu tarafından kontrol edilir.
Site Yönetimi Ücretleri Nasıl Hesaplanır?
Site yönetimi, mülk sahiplerinin hayatını kolaylaştırırken bazı maliyetleri içerebilir. Site yönetimi ücretleri, birçok faktöre bağlı olarak belirlenir. Bina veya site özellikleri, hizmet kapsamı, konum ve hizmet kalitesi gibi faktörler ücret hesaplamasını etkiler. Ayrıca, yönetim firmasının deneyimi ve yerel piyasa koşulları da önemlidir. Doğru bir teklif almak için profesyonel firmalarla iletişime geçmek en iyisi. Bu, mülk sahiplerinin ihtiyaçlarına uygun özelleştirilmiş bir ücretlendirme sağlar.
Kat Mülkiyeti Kanunu
Genellikle “Kat Mülkiyeti Kanunu” diye bilinen, apartman konut site yönetimi ile alakalı kuralların ve işleyişin nasıl olması gerektiğini anlatan yasal yükümlülükleri izahatları barındıran yazılı dokümanlardır. Site yönetimi kanunu site yönetimi yapanların sürekli yanlarında bulundurması gereken kitaptır.
Bu yasalara göre apartman, site yönetimi yapılır, denetim kurulu seçimi yapılır ve her sene yılın il ayı bütçe oluşturulur. Toplantı periyotları sitelerin yönetim kararlarına göre başka aylara da alınabilir. Bazen şok haneli binalardan oluşan büyük sitelerin toplantıları iki yılda bir de yapılabilir. Site sakinlerini yapılacak genel kurul toplantılarına davet etmek için yazılı ve basılı evrakla duyurma şartı var.
Mülk sahipleri evlerini kiraya verme durumda site yönetimi kurul toplantısına kiracıyı, mülk sahibinden vekalet almak şartı ile davet edebilir ve oy kullanması sağlanır.
Toplantıya katılamayan bina sakinlerinin yerlerine vekalet ile başka biri de katılabilir; ancak bir kişinin en fazla mülk sahibinin yerine vekalet edebileceği de daha sonraki kanuni düzenlemelerde açıklanmıştır. Bu vekalet, herhangi bir noter aracılığıyla alınan vekalet olması şart değildir. Daire sahibinin kaleme aldığı ve imzaladığı bir belge de vekalet olarak kullanılabilir.
Site Yönetimi Kanunu
“Kat Mülkiyeti Kanunu”nda belirli oranda toplanan katılma paylarının kat malikleri tarafından aksatılması durumunda hangi yollara başvurulacağı ile ilgili maddeler de barındırmaktadır. Site yöneticisinin üstünde bulunan yasal yollara başvurma yetkisi bu amaçla kullanılır.
Aparman Site Yönetimi Yönetmeliği
Apartman, site yönetimi yönetmeliği, apartman ve site içerisinde yaşayan herkesin mutlaka uyması gereken kurallardır. Site kuralları denildiğinde apartman içinde uyulması gereken kuralların tamamı kat mülkiyeti kanununda yer almaktadır. Ayrıca site, apartman içi gürültü kuralları, apartman altı ya da site içinde bulunan dükkan gürültü kuralları, site aidatları ve ortak alan konularını içeren tüm kurallar yine bu kanunda yer almaktadır.
Yazlık Site Yönetimi Yönetmeliği
Apartmanlarda malikler uyulacak kurallar hakkında nasıl karar alabiliyorsa, yılın belli dönemlerinde gidilen yazlık sitelerde uyulması gereken kurallar var. Yazlık site yönetimi site içerisinde refahı sağlayacak kurallar alınarak uygulamaya konulur. Yönetim malikler tarafından oluşturulabileceği gibi, dışarıdan bir danışmanlık hizmeti ile de anlaşma sağlanır.
Site Yönetimi Uzman Ekiplerin İşidir
Toplu yaşam alanlarında birçok sorun oluşmaktadır. Bu oluşabilecek sorunların giderilmesi ve günlük standart işlerin yapılabilmesi için site yönetimi firmasına ihtiyaç duyulur. Bu işler genellikle apartman sakinlerini kaçındığı, sorumluluk üstlenmek istemediği işlerdir. Site yöneticileri bir muhasebeci, işletmeci, hukukçu gibi çalışması gerekir.
Site Yöneticisi site sakinlerinden aidatların tahsil edilmesi, bina ve çevre temizliği, asansör periyodik bakımları, çalışan maaşları, sigortaları, izinleri ve kıdem tazminatları gibi birçok sorumluluk alması gerekmektedir. Bu uğraşılar bina sakinlerinin site yönetimini profesyonel firmalara vermelerini gerektiren etkenlerdir.
Profesyonel Yönetim Hizmeti Veren Firmaların Başlangıç Adımları
- Site sakinlerini sürekli bilgilendirmek, broşür el kitabı dağıtmak.
- Web sitesinde site yönetiminin faaliyetlerini tüm şeffaflığı ile anlatmak.
- Apartman, site yönetim planını birlikte değerlendirmek üzerinde tartışmak ve uygulamak.
- Alınan kararları tüm kat maliklerine tebliğ etmek.
- Belirli aralıklarla olağan ve olağanüstü toplantılar yaparak sürekli iletişim halinde olmak.
- Site sakinlerinin memnun kalıp kalmadıklarını araştırmak, anket yapmak ve durumu değerlendirmek.
- Siteyle ilgili tüm resmi evrakların kontrolleri ve arşivlenmesi.
- Yıllık faaliyet raporunun her sene sonunda genel kurula sunmak.
Profesyonel Yönetime Devir
Tesis yada, site gibi toplu yaşam alanlarının yönetimi, yönetici seçimi; kat malikleri genel kurul toplantısı ile yapılmaktadır. Kat mülkiyeti kanununa göre ana gayrimenkule bağlı sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü varsa yönetici ataması mecburidir.
Yönetici kat malikleri genel kurulunda bir yıllık görev süresi için seçilir. Eski yönetici yeniden seçilebilir bununla ilgili kaç kere seçilebileceği konusunda bir sınırlama yoktur. Yönetici seçiminde kat malikleri çoğunluğa varamayarak anlaşamaz veya bir yönetici atayamazlarsa kat maliklerinden birinin müracaatı üzerine sulh mahkemelerince, bir yönetici atanır. Kayyum olarak atanan bu yönetici, kat maliklerinin oyuyla seçilen yöneticinin tüm yetkilerine sahip ve kat maliklerine karşı sorumlu olur.
- Kat malikleri genel kurulunun toplanması için yönetimin profesyonel yönetim firmalarına devri ile ilgili çağrı yapar.
- Toplantı çağrısı ile toplantı tarihi arasında en az 15 gün süre olmalıdır.
- Kat malikleri kurulu ilgili tarih ve yerde toplanır.
- İlk toplantıda, Hazirun cetveli üzerinden katılımcıların hem sayı hem de arsa payı bakımından yarısından fazlasının katılımı sağlanmış ise gerçekleşir.
- Yeterli çoğunluk sağlanmamış ise ikinci toplantı yedi gün sonra gerçekleştirilir.
- İkinci toplantıda çoğunluk aranmaz.
- Gündem maddelerinden Apartman yönetiminin profesyonel bir firmaya devredilmesi konusu görüşülür ve kararı alınır.
- Profesyonel yönetim firmaları direkt olarak yönetici seçilebildiği gibi kat maliklerinden bir yönetim kurulu seçildikten sonra bu yönetim kuruluna yetki ve sorumluluklarının tamamını veya bir kısmını sözleşme imzalanacak profesyonel yönetim firmalarına devrederek hizmet alınması şeklinde seçilebilmektedir. Bu yöntem işletme projesince sabitlenmiş aylık genel giderler dışında planlanan demirbaş alımları, tadilatlar, iyileştirme çalışmaları gibi sürekliliği olmayan konularda yönetim kurulu onayı ile işlem yapılması gibi düzenlemeler ile daha sağlıklı bir özel hizmet alımının gerçekleşmesine yardımcı olur. Denetim kurulları ayrıca yönetim kurulu ve yönetim firmasını denetlemeye devam eder.
- Yapı yönetim planına göre asil ve yedeklerden oluşan denetim kurulu seçilir.
- Denetim kurulu üyesi olabilmek için kat maliki olmak zorunludur.
- Karar tutanağına; seçildiyse Yönetim Kurulunun seçilmediyse Denetim Kurulunun profesyonel firma ile sözleşme imzalama yetkisi işlenir. Bu kurul aynı zamanda bina temsilcisi olarak firma ile olan ilişkileri yürütür.
- Site yönetimini üstelenecek profesyonel yönetim firmasının hizmet bedeli şekil ve şartları karar tutanağına işlenir.
Profesyonel Site Yönetimi Firmalarının Avantajları
Profesyonel site yönetimi firmaları, konut ve ticari alan sahiplerine bir dizi önemli avantaj sunar. Uzman ekipleri sayesinde bina yönetimi, güvenlik, bakım ve iletişim gibi alanlarda en iyi hizmeti sağlarlar. Mali yönetimde destek sunarak bütçe kontrolünü sağlarlar. Teknoloji ve kaynaklara erişimleri sayesinde binaların daha iyi yönetilmesini sağlarlar. Bu avantajlar, sakinlerin yaşamını kolaylaştırırken aynı zamanda mülk değerini artırır.
Yasal Olmayan Site Yönetimi: Riskleri ve Önlemler
Yasal olmayan site yönetimi, mülk sahipleri ve sakinler için ciddi riskler taşır. Lisanssız veya yetkisiz kişilerce yürütülen yönetim, güvenlik açıkları, mali usulsüzlükler ve hukuki sorunlara yol açabilir. Yasal gereklilikleri karşılamamak, sakinlerin haklarını ve mülk değerini tehlikeye atabilir. Yasal ve düzenli site yönetiminin sağlanması, profesyonel ve yetkin bir yönetim firmasıyla çalışmayı içerir. Doğru bir firma seçimi, sakinlerin güvenliği ve mülkün sürdürülebilirliği için kritik öneme sahiptir.
