Site Yönetiminde İşletme Projesi (Bütçe) Nedir?

Kim Hazırlar?

634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu‘nun 37. maddesine göre kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme projesi yoksa, yönetici gecikmeksizin bir işletme projesi hazırlar.

İşletme projesi yöneticisinin yerine getirmek ile yükümlü olduğu sorumlulukları arasındadır.

Madde 37 – (Değişik: 13/4/1983- 2814/12 md.) 

Kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme projesi yoksa, yönetici gecikmeksizin bir işletme projesi yapar. 

Nasıl Hazırlar?

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 37’nci maddesine göre, işletme projesinde ÖZELLİKLE aşağıdaki bilgiler yer alır. Kanun metnindeki bu “özellikle” ifadesinden de ortaya çıkmaktadır ki; işletme projesinde aşağıdaki bilgiler dışında istenilen ve gerek duyulan başkaca bilgiler ve hesaplamalar da yer alabilir.

• Binanın ya da sitenin bir yıllık yönetiminde tahmini olarak gelir ve gider tutarı
• Tüm giderlerden her kat malikine Kanunun 20’nci maddesindeki esaslara göre düşecek tahmini miktar
• Tahmini giderlerle diğer muhtemel giderleri karşılamak üzere her kat malikinin 20’nci maddedeki esaslara göre vermesi gereken avans tutarı.

İşletme projesi kapsamında hem gelirler hem de giderler için kapsamlı bir rapor oluşturulmalıdır. Bina ya da sitede öngörülebilen gelir ve giderler kadar muhtemel giderler için de pay belirlenmesi yıl sonunda işletme projesi içinde olmayan, yani öngörülemeyen giderlerden dolayı maliklerin yıl sonunda yeni bütçe yılına girerken borçlu olmaması için yerinde olacaktır. 

Site işletme projesindeki öngörülebilir giderler somut verilere dayanmalıdır. Personel zam oranı, bütçe kalemlerindeki giderlerin yeni bütçe yılı için geçerli olacak teklifler ve bir önceki bütçe dönemindeki fiyatlar göz önünde bulundurulacağı gibi sektörel enflasyon da hesaba katılmalıdır.

İlk kez Bütçe hazırlayanlar

Özellikle çoklu bağımsız bölümlü çeşitli departmanların bulunduğu (İşletme Müdürü, İşletme Muhasebe Sorumlusu, İşletme Halkla İlişkiler Birimi, Teknik Müdür, Temizlik Şefi, Özel Güvenlik Birim Amiri/Şefi, Sosyal Tesis Sorumlusu gibi personelleri bünyesinde bulunduran sitelerde ilk defa site işletme projesi hazırlanacaksa benzer bir yapının örnek alınması faydalı olacaktır. Bu kapsamda her işletme projesinde farklılık gösterecek olsa da giderleri aşağıdaki kalemler uyarınca sınıflandırmak faydalı olabilecektir:

• Personel Giderleri (Personelin maaşları, kıdem alacakları, sigorta primleri, işçi adına ödenecek gelir vergi)
• Denetim ve Yönetim Kurulunun Alacakları Ücret Giderleri,
• Temizlik Malzemesi Giderleri,
• Özel Güvenlik Giderleri,
• Çevre Düzenleme Giderleri, (Yeşil alan bakımı, budama, çiçek dikimi, ilaç, gübre vb giderleri)
• Ortak Alan Enerji Giderleri, (Elektrik, Doğalgaz, Su, ortak kullanım alanlarındaki asansör, hidrofor cihazların harcadığı elektrik ile aydınlatma ve çevre düzenlemesi, temizlik ve sosyal tesislerde kullanılan su ve ısınma, jeneratör yakıt gideri)
• Periyodik Bakım Giderleri, (Asansör aylık ve yıllık fenni muayene, hidrofor, su tesisatı, depo, elektrik / tv / İnternet, güvenlik kamera sistemi, yangın sitemi, turnike sistemi sosyal tesis demirbaş, jeneratör vb. gideri)
• Havuz Bakım ve Kimyasal Giderleri,
• Ortak Alan Pest Kontrol (İlaçlama) Giderleri,
• İşletme Giderleri, (Site yönetiminin faaliyetleri esnasında ihtiyaç duyacağı kırtasiye giderleri, noter ve posta masrafları, muhasebe programı, banka masrafları, hukuk müşaviri /mali müşavir ödemeleri ve icra-dava takipleri için yargılama / avukat masrafı gibi giderleri)

İşletme projesinde yalnızca giderler değil aynı zamanda gelirler de gösterilmelidir. Ana gayrimenkule ait yönetim planında gösterildiği gibi hangi dairelerin ne kadar aidat ve avans ödemesi gerektiği işletme projesinde açık şekilde gösterilmelidir. İşletme bütçesi yapılan sitenin /binanın tek geliri aidat/avans olmak olmamakla birlikte varsa bir yıllık dönemde beklenen kira gelirleri, reklam gelirleri gibi alacaklar da işletme bütçesinde gösterilip öngörülen gelir ve gider arasında rakamın paylaştırılması gerekmektedir.

Peki, ama 20’nci maddedeki esaslardan kastedilen nedir?

• Ana gayrimenkulün yönetim planında aksi belirlenmedikçe, Kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi giderlerine ve bunlar için toplanacak avansa tüm kat malikleri EŞİT miktarda katılmak zorundadır.
• Binanın ya da sitenin sigorta primlerine ve bütün ortak yerlerin bakım, koruma, güçlendirme ve onarım giderleri ile yönetici aylığı gibi diğer giderlere ve ortak tesislerin işletme giderlerine ve giderler için toplanacak avansa ise her kat malikinin KENDİ ARSA PAYI oranında katılması gerekir.

O halde işletme projesi yapılırken, muhtemel giderler ikiye ayrılmalı ve böylece her kat malikine hem eşit oranda yansıtılacak aidat miktarı hem de arsa payı oranında yansıtılacak aidat tutarı ayrı ayrı belirlenmelidir.