Faaliyet Raporu Hazırlama
Site, Toplu Yaşam Alanları ve Tesislerde Faaliyet Raporu Hazırlama
Faaliyet raporu, sitelerin, tesislerin ya da alışveriş merkezlerinin performansını ölçmek, analiz etmek ve ilgili taraflara bildirmek için kullanılan önemli bir araçtır. Bu raporlar, Site Yönetimleri tarafından alınan kararlara yol gösterirken, aynı zamanda paydaşlarla şeffaf bir iletişim kanalı oluşmasını da sağlar. Faaliyet raporları, işletmenin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemeye, gelecekteki hedeflere ulaşmak için stratejiler geliştirmeye yardımcı olur. Bu yazıda, faaliyet raporu hazırlama süreçleri ile ilgili detayları, tüm yönleriyle hep birlikte ele alacağız.
Faaliyet Raporu İçeriği Nasıl Olmalıdır?
Faaliyet raporu hazırlama süreci ile ilgili bir tecrübeniz yoksa, içeriğin nasıl oluşturulması gerektiği konusunda yardıma ihtiyaç duyabilirsiniz. Rapor içeriğini oluşturmaya başladığınızda, öncelikle genel tanım ilkesi üzerinde durmanız gerekir. Burada raporun hazırlanma amacını açıklayan kısa bir giriş yapılır. Ayrıca, site, tesis veya ilgili AVM’nin genel bilgileri, misyonu, vizyonu ve temel hedefleri de genel tanım kapsamında ele alınmalıdır.
Rapora konu olan yapı ile ilgili genel tanım yapıldıktan sonra, dönemsel performans raporu ve finansal analiz sürecini ele almaya başlayabilirsiniz. Genellikle bir yılı kapsayan dönemsel performans raporu kısmında gelir, gider, karlılık, müşteri memnuniyeti, personel performansı ve belirlenen hedeflere ulaşma durumu gibi anahtar performans göstergeleri yer alır. Bununla birlikte gelir tablosu, bilanço ve nakit akışı tablosu gibi finansal raporları da hazırlayarak tesisin mali durumu hakkında derinlemesine bir analiz sağlayabilir ve eğilimleri vurgulayabilirsiniz.
Entegre tesis yönetimi, AVM ya da site faaliyet raporu içeriğinde, operasyonel veriler ile birlikte, pazarlama ve müşteri ilişkileri başlıkları altında ele alınması gereken bilgiler de bulunmalıdır. Günlük işlerden tesislerin bakım durumuna kadar pek çok konuda bilgiler içeren operasyonel veriler sayesinde, planlanan işlerin hayata geçirilmesi noktasında değerlendirme şansı elde edersiniz. Bununla birlikte özellikle AVM gibi ticari faaliyet sürdüren işletmelerde, müşteri memnuniyeti anket sonuçlarını ve geri bildirimleri ele alarak da hedef kitleyi anlamak açısından değerlendirmelerde bulunabilirsiniz.
Etkin bir faaliyet raporu zinciri oluşturmanın son halkası olarak çalışan performansı ile birlikte sürdürülebilirlik ve toplumsal sorumluluk başlıkları göz önünde bulundurulur. Personel performansı, eğitim düzeyi, iş memnuniyeti ya da devamsızlık oranları gibi insan kaynakları verileri, özellikle ticari işletmelerin başarısında önemli rol oynadığı için mutlaka faaliyet raporu içerisinde yer almalıdır. Ayrıca, topluma hizmet çerçevesinde hayata geçirilen sosyal projeler ve etik uygulamalar da etkili bir faaliyet raporunun içeriğinde yer alması gereken önemli noktalar olarak belirtilebilir.
Faaliyet Raporları Kimlere Ne Sürelerde Bildirilir?
Tüm paydaşları kapsayan detaylı bir faaliyet raporu hazırladınız fakat bu raporun ne zaman ve kime sunulacağı ile ilgili bilgiye sahip değilseniz, yazının bu kısmını detaylı bir şekilde inceleyerek muhattaplarınız hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz.
Faaliyet raporlarını yıl içerisinde periyotladığınız zaman dilimlerine göre, düzenli bir şekilde aşağıda yer alan ilgililere bildirmeniz beklenir.
- Yönetim Kurulu ve Üst Yönetim: Özellikle ticari işletmelerin performansını değerlendiren ve stratejik kararlar alan kişilere raporlar sunulur. Hazırlanan raporlar genellikle aylık, üç aylık, altı aylık ya da yıllık bazda paylaşılır.
- Hisse Sahipleri ve Yatırımcılar:Mülkün hissedarlarını ve potansiyel yatırımcıları, finansal ya da operasyonel durum ile ilgili detaylı bir şekilde bilgilendirmek için faaliyet raporları sunulur.
- Müşteriler ve Tedarikçiler:Ticari işletmeler genellikle güven tesis etmek için, müşterilere ve tedarikçilere faaliyet raporu sunabilir. Bu raporlarda özellikle performansa yönelik detaylar bulunur.
- Kurum İçi Paydaşlar:Ticari faaliyet gösteren işletmelerin çalışanları ya da bir sitede ikamet eden kat malikleri, yapılan işlemler ve yürütülen çalışmalarla ilgili bilgi sahibi olmak isteyebilir. Dolayısıyla, tesis içerisinde değerlendirilen tüm paydaşlarla belirli dönemlerde faaliyet raporları paylaşılır.
Hazırlanan faaliyet raporları, dönemsel olarak belirlenen periyotlar halinde ilgili tüm paydaşlarla paylaşılırken, bazı özel durumlarda resmî kurumlar tarafından bilgi edinmek amacıyla da kullanılabilir. Örneğin rutin çerçevede bir teftiş süreci işletiliyorsa, ilgili müfettiş kurumun hazırladığı faaliyet raporunu incelemek isteyebilir. Resmi açıdan düşünüldüğünde, faaliyet raporlarının oluşturulması ve sunuma hazır halde bekletilmesi elzem olduğu kadar, resmi yükümlülükler barındıran bir süreç olarak da değerlendirilmelidir.
Faaliyet Raporlarının Bildirim Şekilleri Nelerdir?
Faaliyet raporları hazırlandıktan sonra ihtiyaçlar dahilinde farklı formatlarda ya da platformlarda bildirilebilir. Paydaşlara e-posta yoluyla ya da elden teslim etmek istediğiniz yazılı raporları, PDF ve basılı belge formatında hazırlayabilirsiniz. Eğer raporunuz bir toplantı sırasında ya da etkinlikte paylaşılacaksa, PowerPoint ve benzeri araçlar kullanarak görsel ögeler barındıran detaylı bir sunumu da tercih edebilirsiniz.
Site, Tesis, Toplu yaşam alanları, OSB ve Alışveriş merkezleri gibi bazı tesisler, web tabanlı interaktif raporları paylaşıma sunabilir. Bu tercih, paydaşların hazırlanan raporlara zahmetsizce erişimine olanak sağladığı gibi, paylaşılan verilerin etkileşimli bir şekilde incelenmesini de kolaylaştırır. İnteraktif raporlar hazırlayarak tesisinizin resmî web sayfası, kat maliklerinin kullandığı dijital platformlar ve Apsiyon gibi aplikasyonlar üzerinde bulunan özel bir sekme altında, hazırladığınız dönemsel faaliyet raporlarını ilgililere iletebilirsiniz.
Siz de profesyonel yönetim hizmetleri konusunda öncü olan YGBS Easy Life’ı tercih ederek şeffaf yönetim ilkeleri ışığında işletmenizin faaliyetlerini kayıt altına alabilirsiniz. Profesyonel site yönetimi işlemlerinden, AVM yönetimi süreçlerine kadar geniş yelpazede hizmet sunan YGBS Easy Life ile benzersiz bir yönetim süreci deneyimlersiniz.
Diğer makalelerimizi buradan okuyabilirsiniz.
