Konut sitelerinde aidatların belirleneceği genel kurul dönemi başladı
Tesis Yöneticileri Konfederasyonu (TESKON) Genel Başkanı, Yahya Sağır Genel Kurul Hazırlıkları Hakkında Uyarılarda Bulunuyor.
Konut siteleri için aidatların belirleneceği genel kurul dönemi gelirken, site sakinlerinin sonradan mağduriyet yaşamaması için bu toplantılara katılması önem taşıyor.
Tesis Yöneticileri Konfederasyonu-TESKON Genel Başkanı Yahya Sağır, genel kurullara hazırlanan kat malikleri ve kiracılara önemli uyarılarda bulunuyor. Yılın son dönemlerinde genellikle Aralık ve Ocak ayında düzenlenen genel kurullar öncesi, apartman ve site yönetimlerinin ve kat maliklerinin dikkat etmeleri gereken konuları sıralayan Sağır, bu süreçte dikkat edilmesi gereken temel konuları şu şekilde özetliyor:
Aslında her anagayrimenkul / toplu yapı için “yıl sonu” yılın son ayı olan aralık ayı demek değildir. Bazı apartman ve sitelerde örneğin Mart ayı olağan genel kurul ayı ise bunlar için “dönem sonu” Şubat ayının son günüdür. Hesap dönemi ekim ayının birinden başlayan ve bir sonraki senenin eylül ayının sonuna kadar devam eden dönem olup, kesin hesaplarını bu dönem arasındaki gelir ve harcamalara göre yaparlar.
Anagayrimenkulün / toplu yapının tapu sicilinde kayıtlı olan yönetim planında olağan genel kurul tarihi belirlenmiş olabilir. Eğer yönetim planında olağan genel kurul tarihi belirlenmedi ise olağan genel kurul tarihi takvim yılının ilk ayı, yani ocak ayıdır. Genel kurul toplantısı hazırlıklarının başlamasıyla birlikte çoğu site, rezidans ve apartman yönetiminde olağan genel kurul toplantısına kadar belli şekil ve usul şartlarının yerine getirilmesi adına gerekli önlemlerin alındığı ve çalışmaların yapıldığı aşikardır. Her yıl sonu olağan genel kurul toplantılarına hazırlıklarda ve toplantı süreçlerinde kanunen nelere dikkat edilmesi gerektiğine ilişkin federasyonumuza gelen sorular artış göstermiştir. Bizler de bu sorulara bir nebze cevap olması adına aşağıdaki dikkat edilmesi gereken en önemli konuları dikkat etmenizi ve mağduriyet yaşamamanız için;
Yönetim planınızı iyi okuyun,
Olağan genel kurul toplantılarına hazırlık aşamasında, kat malikleri ve kiracılarının yönetim planını detaylı bir şekilde incelemesi gerektiğini vurgulayan Sağır, genel kurul tarihlerinin belirlenmesinde ve diğer önemli kararlarda, örneğin: aidatların paylaşımların ne şekilde yapılacağı, genel kurulda oylanacak gündem maddelerinde oy sayım usulü gibi yönetim planının kılavuz olması gerektiğini belirtiyor. Uygulamada yöneticiler ve bu işler ile uğraşanlar 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu detaylı olarak okuduğunu söylese de yönetim yaptıkları site ve apartmanın yönetim planından bir haber olabiliyorlar. Olağan genel kurul toplantısından önce mutlaka site yönetim planınızı dikkatlice okumaları gerekiyor. Eğer ellerinde yönetim planı yok ise Yönetim kurullarından talep edebilir veya Anagayrimenkulün bağlı bulunduğu Tapu müdürlüğünden talep edebilirler.
Dönem sonu mali hesapların kontrol edilerek faaliyet raporunun, mali tabloların, denetim raporunun hazırlanmasının sağlanmasına dikkat edin,
Genel kurul toplantısına gidilmeden önce, yöneticilerin dönem sonu mali hesapları kontrol etmelerinin önemine değinen Sağır, hesapların doğruluğunu sağlamak adına faaliyet raporları, mali tablolar ve denetim raporlarının eksiksiz hazırlanması gerektiğini ifade ediyor. Yönetimler her yıl hesapları kapatmak, her yıl genel kurulda bu sonuçları mutlaka kat maliliklerine sunmak durumundadırlar. Kat malikleri de yönetimler kadar bu hesaplardan bir sonuç çıkarırlar. Yönetimlerin faaliyetleri en iyi şekilde anlatılabilmesinin yolu yıl sonuna kadar olan bütün işlemleri doğru ve eksiksiz olarak tamamlamaları, işlemleri tamamladıktan sonra hesapları kapatarak o yılın gelir ya da gider fazlasını, mevcutlarını ve borçlarını göstermeleridir. Yönetimler bu bilgileri mali tablo ve raporlara dökerek genel kurullarda kat malikleri ile, toplu yapılarda temsilciler kurullarında temsilciler ile paylaşarak kat maliklerinin veya onların temsilcilerinin apartman / site ile ilgili mali anlamda anlamlı bilgi sahibi olmalarını sağlayabilirler. Bu mali tablolar, banka, kasa ve stok hesapları, işletme projesinin yönetim planına göre uygunluğu, kat maliklerine tebliğ edilen borçlandırmaların projeye göre uygunluğu, enerjiye ilişkin kullanımlar ile faturaların karşılaştırılması, çalışanların birikmiş kıdem tazminatlarının hesaplanması, SGK ödenmelerin yapılıp yapılmadığı, mali tabloların, defterlerin veya kopyalarının Denetici veya Denetim Kuruluna teslim edilip edilmediği, Karar ve İşletme defteri tasdiklerinin, eski dönem defterlerinin kapatıldığı veya ara tasdiklerinin yapılıp yapılmadığı, Olağan / Olağanüstü Genel Kurul çağrısının yapılması, yeni dönem işletme projesinin (Bütçe) ve işletme projesi harici bütçelerin genel kurula sunulmak üzere hazırlanıp hazırlanmadığı faaliyet raporunun, mali tabloların, denetim raporunun maliklere veya toplu yapılarda temsilcilere tebliğ edilmesi gerekmektedir.
Olağan toplantı çağrısını düzenleyip kat maliklerine iletilmesi,
Yönetim Kurulları Olağan veya Olağanüstü genel kurul toplantısına ilişkin bir olarak bir çağrı ilamı hazırlamak durumundadır. Bu çağrı ilamında toplantı tarihlerini belirterek gündemin ne olduğunu yazmalısı gerekmekte. Yönetim planında olağan genel kurul tarihleri gün, ay, saat ve toplantı yeri olarak yazılı olmadıkça olağan genel kurullarda da toplantı çağrısının hazırlanması gerekmekte ve toplantı çağrısını da genel kurulun ilk ve ikinci oturumunun tarihi, saati, toplantı gündemi, toplantı yeri, vekalet örneği bulunmalı ve Kat mülkiyetine tabi taşınmazların yönetiminde genel kurul çağrısı kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla bildirilmesi gerekmektedir.
Toplantı çağrısı ile beraber mevcut dönem gelir gider ve faaliyet raporunu, denetim raporunu, yeni dönem tahmini işletme projesini de tebliğ edindiğine dikkat edin.
Yahya Sağır, genel kurul toplantılarına dair yapılan çağrıların özenle hazırlanması gerektiğine vurgu yapıyor. Toplantı tarihleri, saatleri, gündem maddeleri ve toplantı yerinin belirtilmesi yanında, vekalet örneklerinin de çağrıya eklenmesi gerektiğini dile getiriyor. Kat maliklerine sunulacak gerçekleşmiş olan geçmiş dönem gelir gider hesapları, denetim kurulu raporlarını genel kurul çağrısı ile birlikte tebliğ edilmesi gerektiğini söyleyen Sağır, özellikle mevcut dönem gelir-gider tablosu, faaliyet raporu, denetim raporu ve yeni dönem işletme projesinin kat maliklerine önceden iletilmesinin önemine vurgu yapıyor.
Mevcut Dönem Gelir Gider ve Faaliyet Raporu: Kanunun 39. maddesi ise “yöneticinin hesap vermesini düzenlemiş olup, “yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda eğer böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna, anagayrimenkul dolayısıyla o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılmış olan giderlerin hesabına vermekle yükümlüdür.”
Denetim Raporu: KMK’nın yönetimin denetlenmesini düzenleyen 41. maddesinde “denetçi veya denetim kurulu yönetim planında yazılı zamanlarda, eğer zaman yazılmamışsa, her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna verecekleri bir raporla denetimin sonucunu ve anagayrimenkulün yönetim tarzı hakkındaki düşüncelerini bildirir; bu rapor çoğaltılarak birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir.”
Yeni Dönem İşletme Projesi: Yine Kat Mülkiyeti Kanunu’nda göre “işletme projesinin yapılması” 37. maddede düzenlenmiş olup, kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme projesi yoksa, yönetici gecikmeksizin bir işletme projesi yapar. Bu proje, kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara, imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak yedi gün içinde projeye itiraz edilirse durum kat malikleri kurulunda incelenir ve proje hakkında, karar verilir, gerekirse yeni bir proje hazırlanır.”
Mevcut Dönem Gelir Gider ve Faaliyet Raporu, Denetim Raporu, Yeni Dönem İşletme Projesi genel kurul çağrısı ile beraber kat maliklerine tebliğ edilmek zorunda değildir. Ancak apartman ve siteler (toplu yapılar) artık daha fazla bağımsız bölümden oluşan yüksek katlı ve çok bloklu yapılar haline gelmiştir. Kat maliklerinin kendi özel hayatları, iş yaşamları günümüzde çok yoğun bir hal almıştır. Genel kurul toplantılarına ilgileri de azalmıştır. Toplantıların kat maliklerini huzursuz etmeden verimli bir şekilde onların en az vaktini alacak şekilde tamamlanması doğru olacaktır. Bu belgelerin genel kurulda kat maliklerine dağıtılması, ilk defa gördükleri evrakların üzerindeki faaliyet, rakam ve işaretleri hemen yorumlayamamalarına yol açarak, toplantıda huzursuzluk yaratmaktadır.
Özellikle işletme projesinin genel kurulda katılanların çoğunluğu ile kabul edilmemesi halinde yöneticinin gecikmeksizin bir işletme projesi yapması, kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara, imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirmesi gerekecektir.
Genel kurulda kabul edilmemiş olan bir işletme projesinin kat maliklerine bildiriminden başlayarak yedi gün içinde projeye itiraz edildiği taktirde yeniden kat malikleri kurulunun toplanması gerekecektir. Yeniden bir genel kurul toplantısı olağanüstü genel kurul anlamına gelecek, KMK’nın 29. maddesinin ikinci fıkrasına göre ise “toplantı için istenilen tarihten en az on beş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmek şartıyla” zaman kaybına, çağrı ve yeniden toplantı için masraf yapılmasına sebep olacaktır. En doğru işlem “İşletme Projesinin” genel kurulda kabul edilmesidir.
Yönetici ve denetçi seçiminin her iki toplantıda da sayı ve arsa payı çoğunluğu ile seçildiğini unutmayın.
Yönetici ve denetçi seçimlerinin her iki toplantıda da sayı ve arsa payı çoğunluğu ile yapılması gerektiğini belirten Sağır, bu süreçlerin hukuka uygun bir şekilde izlenmesinin önemini vurguluyor.
KMK madde 34/4 ve 41/3 gereği hem yönetici/yönetim kurulu hem de denetçi/denetim kurulu üyeleri birinci veya ikinci toplantı olması fark etmeksizin ana yapıdaki toplam malik sayısının sayı ve arsa payı çoğunluğu ile seçildiğini (bu kadar kişinin olumlu oy kullanması) şeklinde hukuka uygun bir seçim yapılıp yapılmadığına dikkat edin.
Genel kurulda alınan kararları ve işletme projesini toplantıya katılmayan kat maliklerine tebliğ edilmesi gerekmektedir,
Toplantıya katılmayan kat maliklerine hem alınan kararları hem de toplantıda kabul edilmiş ise yeni dönemin işletme projesini tebliğ edilmesi gerekmektedir. Genel kurul öncesinde kat maliklerine eski dönem gelir gider tablosu ve faaliyet raporu ile denetim raporu gönderilmiş ise bunların tekrar gönderilmesine gerek yoktur. Ancak genel kurulda kesinleşmiş işletme projesinin toplantı öncesinde gönderilen işletme projesi ile aynı olsa dahi genel kurul kararı eki olarak gönderilmesi yapılacak icra takipleri ile uygulanacak gecikme tazminatlarının iptal edilmesini önleyecektir. Diğer taraftan eğer genel kurulda işletme projesi katılanların çoğunluğu ile kabul edilmemiş ise yöneticinin işletme projesini genel kurul kararı ile göndermesi de zorunludur. Bu tebliğ ile birlikte hem işletme projesinin 7 günlük itiraz süreci sonunda kesinleşmesi hem de 1 aylık dava açma hakkının başladığı göz önünde bulundurulması önem arz etmektedir.
Toplantıda konuşulanları düzgün bir tutanak haline getirilmesi. İtiraz kayıtlarını da kayıt altına alınması gerekmektedir,
Genel kurul toplantısının baştan sona tutanakla kayıt altına alınması ve özellikle görüşülen maddelere itirazlar varsa bu kayıtların düzgün bir şekilde tutulması gerektiğini ifade eden Yahya Sağır, bu sayede toplantının şeffaf ve adil bir şekilde yürütülebileceğini belirtiyor.
Yahya Sağır, mağduriyet yaşanmaması için genel kurul süreçlerinin kat malikleri ve kiracılar için daha şeffaf ve anlaşılır hale getirilmesi adına bu uyarılarda bulunarak, site ve apartman sakinlerin mutlaka Genel Kurullara katılmalarını ve Yönetim Kurullarının da yönetimlerini daha etkin ve katılımcı bir Genel Kurullara katılımının sağlanması anlayışına davet ediyor.
